Le logiciel des associations qui gèrent un accueil de loisirs ou un périscolaire

C'est le problème propre au monde associatif : la personne qui pointe le mercredi n'est pas celle qui pointera en août, et aucune des deux ne doit voir la même chose. Presencia n'a donc pas « un accès administrateur et un accès simple », mais vingt-sept droits regroupés par domaine : écoles, enfants (dont une distinction entre la fiche courante et les données sensibles telles que les responsables et les restrictions), pointage, statistiques et exports, équipe, suivi des paiements, réglages de la structure.

Vous invitez un membre par son adresse e-mail, vous partez d'un rôle — dont vous pouvez d'ailleurs renommer le libellé pour toute votre structure, « Animateur », « Référent », « Bénévole » — puis vous ajoutez ou retirez des droits un par un pour cette personne. Renommer un rôle ne change rien aux droits : c'est un libellé d'affichage, pas une porte.

C'est ce qui rend la chose tenable dans un centre socioculturel où le même bâtiment abrite l'accueil de loisirs, les ateliers et les permanences : tout le monde franchit la même porte d'entrée, personne n'a besoin de voir les mêmes fiches. Le bénévole du mercredi n'ouvre pas les données sensibles, et l'animateur qui remplace un collègue une semaine ne repart pas avec un accès aux montants dus.

Une limite à connaître : il n'existe pas d'accès à durée limitée qui s'éteindrait tout seul à la fin d'un séjour. Le retrait d'un accès est un geste manuel. À inscrire dans la liste de fin de saison, à côté de la restitution des clés.

L'animateur présent, sur l'appareil qu'il a déjà. Presencia s'utilise dans un navigateur : téléphone, tablette ou ordinateur, sans installation ni mise à jour à gérer, et sans serveur à héberger. Concrètement, chaque enfant est pointé présent sur un créneau d'accueil — matin, midi, après-midi, soir, journée, ou un créneau que vous définissez — avec la durée de ce créneau ; et le parent signe la sortie sur l'appareil de la structure, signature horodatée et attachée au pointage, c'est la preuve que l'enfant a bien été remis.

Ce découpage par créneau n'est pas un raccourci : c'est l'unité de compte que demande la CAF, pour qui la présence d'un enfant sur une plage d'accueil vaut l'amplitude d'ouverture de cette plage, quel que soit son temps de présence réel. Presencia ne prétend donc pas mesurer un temps de présence à la minute : il enregistre une présence par créneau, ce que vous aurez à justifier. Le décompte est détaillé dans le guide des heures réalisées CAF.

Deux conséquences utiles au quotidien : l'effectif présent est connu à l'instant T (et non d'après les inscrits), ce qui permet de suivre en direct le rapport entre enfants présents et animateurs présents ; et vous disposez d'un historique daté plutôt que d'une pile de feuilles. Le détail du calcul et les taux applicables sont dans le guide du taux d'encadrement en ALSH et périscolaire.

Le pointage continue. Les enregistrements faits hors connexion sont conservés sur l'appareil, puis renvoyés automatiquement dès le retour du réseau, sans créer de doublon si l'appareil a été relancé entre-temps. C'est une différence concrète avec un outil entièrement dépendant du réseau, et c'est exactement la situation d'un accueil de loisirs : une sortie, un gymnase, la salle polyvalente d'une maison de quartier que le réseau atteint mal, la fin de journée dans la cour.

Avec le module de suivi des paiements, qui remplace le tableur qui vit habituellement à côté du logiciel de présence : un échéancier par foyer, l'enregistrement des règlements en virement, chèque ou espèces, le rapprochement du relevé bancaire par libellé — avec les lignes ambiguës soumises à votre arbitrage plutôt qu'attribuées au hasard — et des relances que vous gardez en manuel, en semi-automatique ou en automatique, comme vous préférez.

Le point à retenir avant d'aller plus loin : Presencia suit et relance, mais n'encaisse pas. Pas de paiement en ligne, pas de régie, pas de prélèvement ; l'argent arrive sur votre compte comme aujourd'hui. Le fonctionnement complet est décrit sur la page suivre les paiements des familles et relancer les impayés.

Et parce qu'un trésorier bénévole n'a pas à voir les fiches sensibles des enfants pour faire son travail, ses droits se limitent à ce qui le concerne : les paiements et le rapprochement, sans les réglages ni la clôture d'exercice.

En sortant des états datés plutôt qu'en recomptant des feuilles. Vous exportez les présences sur la période de votre choix — journée, mois, année scolaire — en PDF ou en tableur, et le module de suivi des paiements produit de son côté un état des familles (dû, reçu, reste, statut) et un journal des règlements ventilé par mode.

Une précision honnête : Presencia ne connaît pas les pièces exactes que réclame votre financeur et ne prétend pas remplir un formulaire à votre place. Il vous donne des chiffres datés, cohérents entre l'écran et l'export, et exportables — le reste appartient à votre dossier.

Si votre structure est affiliée à une fédération, le bilan annuel qu'elle vous demande se nourrit des mêmes exports : c'est le même comptage, présenté autrement. Et une fédération ou une association qui fait tourner plusieurs accueils les tient depuis un même compte à partir de la formule Pro (jusqu'à 5 sites), sans abonnement séparé par site — les formules Essentiel et Basic, elles, couvrent un seul site.

Beaucoup, et c'est la raison d'être de cette page : la même solution ne s'achète pas de la même façon selon qui signe.

Cas fréquent : une association qui gère l'accueil pour le compte d'une commune. Les deux pages se lisent alors ensemble — l'association décide de l'outil, la commune veut savoir où sont les données et ce qu'elle pourra récupérer.