Les fonctionnalités du logiciel de pointage périscolaire
Presencia est un logiciel en ligne de pointage pour l'accueil périscolaire, les centres de loisirs (ALSH) et les écoles : on pointe l'enfant sur tablette, le parent signe au doigt, et les heures du mois se comptent toutes seules.
Quatre choses portent tout le produit : pointer un enfant sans ralentir la file devant la porte, obtenir une signature de parent qui tient, sortir un rapport que personne n'a eu à compiler, et ne jamais s'arrêter quand le réseau s'arrête. Tout le reste est là pour servir ces quatre-là.
Pointage numérique en 3 secondes sur tablette
Vous choisissez le créneau, vous touchez les enfants présents. C'est tout le geste : environ trois secondes par enfant, et l'heure est enregistrée avec la personne qui l'a enregistrée.
Ce qui compte, c'est la file. Un pointage du matin se fait avec un parent qui attend, un manteau à moitié enlevé et un deuxième enfant qui tire sur une manche. Tout ce qui réclame un champ de recherche, un défilement ou une boîte de confirmation finit par être sauté — et un pointage sauté, c'est une erreur de facturation trois semaines plus tard.
Un cas concret : un accueil où un enfant vient le matin, mange à la cantine trois jours sur cinq et fréquente le mercredi. Chaque créneau se pointe séparément, donc l'enfant n'est jamais facturé sur le mauvais — et une correction faite à 17 h retombe quand même sur le bon jour.
- Pointage par créneau (matin, midi, goûter, soir, mercredi)
- Vue en temps réel de qui est présent, école par école
- Modifiable à la volée, y compris sur une date passée
- Historique complet et consultable à tout moment
Avant de choisir un outil, deux questions arrivent presque toujours d'abord : savoir si un registre de présence est réellement obligatoire pour votre type d'accueil, et savoir ce qu'il doit faire apparaître — nous publions pour cela un modèle de registre de présence périscolaire gratuit, imprimable tel quel.
Signature électronique des parents : comment ça marche et quelle valeur légale
Le parent signe au doigt, directement sur la tablette ou sur l'écran du bureau. La signature est capturée sous forme de tracé, horodatée, rattachée à cet enfant sur ce créneau, et conservée sur nos serveurs, dans l'Union européenne, les échanges étant chiffrés en transit (HTTPS/TLS).
Ce qui lui donne du poids, ce n'est pas le tracé — un gribouillis sur une feuille volante est un tracé aussi. Ce sont les trois choses qui l'accompagnent : un horodatage que personne n'a saisi à la main, l'identité du compte ouvert au moment de la capture, et la trace de sa création dans le journal d'audit. C'est là toute la différence entre une signature et une preuve.
Un cas concret : une famille conteste un créneau du soir facturé en mars. Vous ouvrez l'enfant, vous ouvrez la journée, et la signature apparaît avec son heure. La conversation dure une minute au lieu de quinze jours d'e-mails et d'une fouille dans un classeur.
Ce que vaut réellement, en cas de contestation, une signature de départ recueillie sur une tablette est détaillé dans notre guide sur la valeur légale de la signature de départ de l'enfant ; le registre lui-même est traité dans le guide du registre d'appel numérique.
L'e-mail d'arrivée : les parents savent que leur enfant est arrivé
Quand un enfant est pointé, Presencia peut envoyer à ses responsables légaux un court e-mail : l'enfant est arrivé, avec l'heure et le créneau. C'est désactivé par défaut ; la structure l'active dans ses réglages, sur toutes les formules.
Il répond avant qu'on la passe à l'appel qui interrompt le matin — « il est bien arrivé ? ». Et il ne ralentit jamais le pointage : si l'e-mail échoue, le pointage est enregistré quand même.
Rapports et statistiques de fréquentation (PDF, Excel)
Les rapports ne se compilent pas — ils existent déjà. Chaque pointage les alimente au moment où il est enregistré, si bien qu'un rapport mensuel est un téléchargement, pas un après-midi à recopier des chiffres d'un tableur à l'autre.
Le tableau de bord fait la partie quotidienne : présences, heures et signatures en un coup d'œil, par école et par créneau — à télécharger en PDF et en Excel sur toutes les formules. Le PDF, c'est le format qu'on archive et qu'on envoie à l'inspection ; l'Excel, c'est celui qu'on ouvre quand quelqu'un pose une question que le rapport n'avait pas prévue.
Un cas concret : une commune doit justifier ses heures-enfants par site sur l'année. Les chiffres ont été comptabilisés en continu, créneau par créneau, donc l'export se génère sur la période choisie au lieu d'être reconstitué à partir de douze registres papier mensuels.
- Rapports par jour, semaine, mois, enfant ou école
- PDF pour l'archivage, Excel pour l'analyse — sur toutes les formules
- Graphiques de fréquentation sur une période
- Analyses avancées — assiduité, créneaux, comparaison entre écoles (Pro)
Les heures du mois pour la CAF et l'AEEH, déjà comptées
Chaque pointage porte déjà l'enfant, le jour et le créneau. À la fin du mois, Presencia présente les heures et les présences par créneau, la semaine et le mercredi à part, maternelle et élémentaire comptées séparément, et les enfants bénéficiaires de l'AEEH isolés, enfant par enfant.
Le tableau et son export Excel, prêt à recopier dans votre déclaration CAF, sont inclus dans toutes les formules. Presencia ne transmet rien à la CAF à votre place : vous gardez la main sur votre déclaration — vous arrêtez simplement de compter.
Le décompte, créneau par créneau, est détaillé dans le guide des heures réalisées CAF en ALSH.
Pointer sans réseau : le mode hors-ligne
Quand la connexion tombe, le pointage continue. Chaque saisie est écrite sur la tablette elle-même, un bandeau indique à l'équipe dans quel état elle se trouve, et tout se synchronise tout seul dès que le réseau revient.
Ce n'est pas un détail de confort. L'endroit où l'on pointe un enfant — une cour, un portail, un couloir de cantine, un préfabriqué au fond du site — est presque toujours le point le moins bien couvert du bâtiment. Un outil qui exige le réseau précisément là est un outil qu'on finit par utiliser depuis une feuille papier, puis à ressaisir le soir.
Le point qui compte : une saisie ne compte jamais deux fois. Chaque saisie en attente porte son propre identifiant, si bien qu'une tablette qui se reconnecte deux fois, ou une page rechargée en pleine synchro, ne crée pas de doublon. La raison d'y insister est simple — un pointage en double, c'est une facture qu'une famille contestera, et il se repère bien moins facilement qu'un pointage manquant.
Presencia s'installe sur l'écran d'accueil d'une tablette comme une application. Une fois installé, il s'ouvre et laisse l'équipe pointer même si le site n'a aucune connexion ce matin-là.
Comment suivre les impayés des familles ?
Chaque famille a son échéancier : ce qui est dû, à quelle date, ce qui a été reçu et ce qui reste. Vous enregistrez les règlements au fil de l'eau — virement, chèque, espèces — et le reste à percevoir se met à jour tout seul. Pas de tableur, et pas de deuxième version de la vérité.
La partie qui fait vraiment gagner du temps, c'est le relevé bancaire. Vous déposez l'export de votre banque et Presencia propose, pour chaque ligne, la famille qui a payé, à partir du nom du payeur dans le libellé. Vous validez, vous corrigez ce qu'il a mal deviné, et un après-midi de pointage au crayon devient un quart d'heure.
Les relances partent ensuite toutes seules, à la cadence que vous fixez, et — c'est le détail qui compte — la séquence se met en pause d'elle-même dès que la famille répond. Personne n'a envie d'envoyer une troisième relance à quelqu'un qui a écrit mardi dernier pour expliquer.
Pour être clair sur la limite : nous suivons et nous relançons, nous n'encaissons pas. Aucune famille ne paie dans Presencia, il n'y a pas de page de paiement en ligne et cela ne remplace pas une régie. Le module est inclus pendant l'essai gratuit ainsi que dans les plans Pro et Entreprise ; sur les autres plans, c'est une option payante que vous activez et désactivez vous-même.
Comment savoir, à l'instant, si mon taux d'encadrement est respecté ?
Un bandeau sur l'écran de pointage y répond. Presencia compte les enfants réellement pointés aujourd'hui sur ce site, les ventile par tranche d'âge, compare avec le nombre d'animateurs présents saisi par l'équipe, et dit en une ligne si vous êtes couvert — ou combien de personnes il vous manque.
L'intérêt tient au moment où on l'apprend. Un taux vérifié en fin de mois vous dit ce que vous auriez dû faire ; un taux affiché pendant que les enfants sont là vous laisse appeler quelqu'un. Le comptage se met à jour au fil des pointages, et le nombre d'animateurs présents est partagé entre les tablettes d'un même site, pour que deux personnes ne le saisissent pas deux fois.
Deux partis pris. Les seuils sont les vôtres : vous les réglez école par école, parce qu'ils dépendent de votre type d'accueil et de votre organisation — nous ne les décidons pas à votre place. Et le bandeau ne bloque jamais rien : il alerte, il ne s'interpose pas entre un animateur et un enfant qui attend d'être pointé.
Les règles applicables, les qualifications et un calculateur sont détaillés dans le guide du taux d'encadrement ALSH et périscolaire.
Autour du pointage : l'équipe, les familles, l'argent
Dès que la présence est fiable, tout ce qui en découle le devient aussi — à commencer par ce que chaque famille doit.
Le fonctionnement complet — lecture du relevé bancaire, relances graduées, rapports — est détaillé sur la page suivre les paiements des familles et relancer les impayés.
Gestion multi-écoles
Une école avec Essentiel et Basic, jusqu'à 5 avec Pro, davantage sur devis avec Entreprise. Chaque école garde ses horaires, ses créneaux et son équipe, pendant que la direction garde une vue d'ensemble.
- Supervision centralisée
- Horaires indépendants par site
- Permissions par site
- Comparaison entre écoles (Pro)
Rôles & permissions granulaires
Chaque utilisateur n'accède qu'à ce que son poste exige : directeurs, employés, surveillants, remplaçants. Les droits se donnent par capacité et par école, pas par intitulé de fonction.
- Super-admin / Admin / Utilisateur
- Permissions par école
- Accès coupé dès qu'on le retire
- Audit des actions par utilisateur
Suivi des paiements & échéanciers
Suivez ce que chaque famille doit et a réglé. Échéanciers par famille, encaissements (virement, chèque, espèces) et reste à percevoir en un coup d'œil, sans le moindre tableur. Inclus en Pro et Entreprise, en option sur les autres formules.
- Échéancier par famille
- Encaissements multi-modes
- Reste à percevoir en direct
- Relevé bancaire associé aux familles
Relances automatiques
Les impayés déclenchent les relances tout seuls, selon la cadence que vous définissez. Récupérez les sommes dues sans jamais courir après les familles — et la séquence se met en pause d'elle-même dès qu'une famille répond.
- Relances envoyées automatiquement
- Cadence configurable (J+1, J+3, J+7…)
- La séquence s'arrête au dernier palier que vous fixez
- Pause auto si la famille répond
Messagerie interne d'équipe
Gardez toute l'équipe alignée sans quitter l'app : canal général, groupes de travail et messages privés, avec règles de publication définies par le directeur. Incluse à partir de Basic, en option sur Essentiel.
- Canal général + groupes
- Messages privés
- Notifications par conversation
- Groupes pilotés par la direction
Le détail pratique
Pensé pour les vrais établissements, avec les petites choses qui décident si un outil survit à sa deuxième semaine.
Vu le jour même
Un enfant attendu aujourd'hui et pas encore pointé, un taux d'encadrement passé sous le seuil, une signature qui manque : l'écran de pointage (son filtre « à pointer » et son panneau d'encadrement) et le tableau de bord les montrent le jour même, pas en fin de mois quand le rapport sort. Presencia ne vous les envoie pas par e-mail ni par notification — le seul message automatique qui part vers l'extérieur est l'e-mail d'arrivée aux responsables légaux, si vous l'activez.
Créneaux personnalisables
Matin, pause méridienne, goûter, soir, demi-journées, mercredi, vacances : vous configurez les créneaux que votre structure fait réellement tourner, école par école, et les heures se comptent créneau par créneau — c'est la matière de votre facturation, que Presencia n'établit pas à votre place.
Journal d'audit
Les connexions, les créations de pointage, les changements de droits, les imports et les extractions de registres sont tracés : qui, quoi, quand, depuis quelle adresse IP. C'est ce qui transforme un pointage en preuve le jour où une famille conteste une facture ou qu'un contrôle le demande.
Conformité RGPD
Données chiffrées en transit (HTTPS/TLS), hébergées dans l'Union européenne, journal d'audit, droit d'accès et portabilité. Les enfants sont des mineurs : leurs données sont traitées en conséquence.
Import Excel/CSV
Importez vos enfants, vos écoles et vos équipes depuis les fichiers que vous avez déjà (à partir de Basic). Si votre export ne colle pas au format attendu, le support le remet en forme pour vous, gratuitement.
Tablette & mobile
L'interface est pensée pour une tablette tenue à une main devant la porte, pas pour un bureau. Elle fonctionne sur iPad, Android et Surface, et s'installe sur l'écran d'accueil comme une application.
Les enfants attendus
Vous notez sur la fiche de l'enfant les créneaux qu'il fréquente d'habitude : l'écran de pointage sait alors qui reste à pointer, créneau par créneau. Un enfant resté exceptionnellement le soir apparaît quand même — ce qui s'est passé l'emporte sur ce qui était prévu.
Frères et sœurs
Pour inscrire le frère ou la sœur d'un enfant déjà inscrit, vous choisissez ce dernier : ses responsables légaux sont repris dans le formulaire, il ne reste qu'à saisir le nouvel enfant.
Pointer à une date choisie
Un oubli la veille, une sortie prévue demain : vous pointez sur la date de votre choix, passée ou future. Un créneau déjà pointé ne se pointe pas deux fois — on le dépointe d'abord.
Centre de téléchargement
Attestations de présence, pièces pour la CAF, registres et l'ensemble de vos données, depuis un seul écran. Les PDF et les tableurs sur toutes les formules — et l'écran reste accessible après la fin de l'abonnement, pour repartir avec vos données.
Double authentification
Chaque utilisateur peut protéger son compte par un code à usage unique (Google Authenticator ou équivalent), activé depuis ses propres réglages, et consulter l'historique de ses connexions.
Ce qui dépend de la formule
Tout ce qui est décrit sur cette page est inclus dans toutes les formules, à cinq exceptions près. Pendant l'essai gratuit de 14 jours, tout est ouvert.
- Import de vos listes (Excel / CSV)
- à partir de Basic
- Analyses avancées (assiduité, créneaux, comparaison entre écoles)
- Pro
- Plusieurs écoles
- jusqu'à 5 avec Pro, davantage avec Entreprise
- Suivi des paiements des familles et relances
- inclus en Pro et Entreprise, en option sur les autres
- Messagerie d'équipe
- incluse à partir de Basic, en option sur Essentiel
Mairie, association, école privée, maternelle : ce qui change de l'une à l'autre.
Changer de logiciel : reprise de vos donnéesImport Excel ou CSV, école pilote et calendrier de bascule.
Voir les tarifs du logiciel périscolaireQuatre plans, prix publiés, essai gratuit 14 jours sans carte bancaire.
Les questions fréquentes sur PresenciaTarifs, RGPD, délai de mise en place, tablettes, hors-ligne et support.
Cahier d'appel papier ou registre numérique ?Ce que change réellement l'abandon du registre papier.
Presencia en une pageLa promesse, la preuve et le prix d'appel, d'un seul coup d'œil.
Le plus rapide pour juger, c'est de pointer un enfant.
Sans carte bancaire, sans engagement. Configuration en 5 minutes, puis essayez le geste que votre équipe répétera tous les matins.