Questions fréquentes sur le logiciel périscolaire
— on répond à tout.

Presencia propose quatre formules : Essentiel à 59 €/mois (1 école, 80 enfants), Basic à 129 €/mois (1 école, 150 enfants), Pro à 249 €/mois (5 écoles, 500 enfants) et Entreprise sur devis (écoles illimitées). TVA non applicable : le prix affiché est le prix payé. Tous les plans incluent l'essai gratuit 14 jours, sans carte bancaire. En annuel, vous payez 20 % de moins.

Cela dépend de la formule que vous choisissez. Au mois : aucun engagement — vous résiliez quand vous voulez depuis votre espace, et l'accès reste ouvert jusqu'à la fin du mois déjà payé. À l'année : vous vous engagez douze mois, et c'est précisément ce qui vous donne la remise annuelle ; la résiliation reste possible à tout moment, mais le solde de l'année n'est pas remboursé et l'accès court jusqu'à la date anniversaire. Dans les deux cas, aucun frais d'annulation.

Vraiment. Vous créez votre compte en 2 minutes avec votre email. Aucun prélèvement n'est possible avant que vous ne le décidiez à la fin des 14 jours.

Rien n'est prélevé : aucune carte ne vous a été demandée. Pour continuer, vous choisissez une formule et vous payez par carte ou par virement sur facture. Si vous ne faites rien, l'accès se ferme, mais vos données restent intactes pendant 30 jours : vous pouvez réactiver votre compte en souscrivant, ou les télécharger depuis le Centre de téléchargement. Passé ce délai, elles sont supprimées.

Toutes les fonctionnalités, oui. Pendant les 14 jours, le suivi des paiements, la messagerie d'équipe, l'import Excel ou CSV, les exports tableur et les statistiques avancées sont ouverts, quelle que soit la formule choisie à l'inscription — Essentiel, Basic ou Pro. Les limites de nombre (écoles, utilisateurs, enfants) restent en revanche celles de cette formule, et un import qui les dépasse est refusé. La formule Entreprise ne s'essaie pas en libre-service : elle se discute sur devis.

Oui. Souscrire ne touche à aucune donnée : les écoles, les enfants, les pointages et les signatures saisis pendant l'essai restent tels quels, sans rien à refaire. Les données d'exemple du mode test, elles, restent à part de vos données réelles. Une précision : pendant l'essai, la saisie à la main n'est pas bloquée par les limites de la formule choisie ; si vous les avez dépassées, ce qui dépasse est désactivé à l'activation — les éléments les plus récents d'abord —, mais rien n'est supprimé.

Oui, depuis votre espace (c'est le directeur qui le fait). Pour monter de formule — de Basic à Pro, par exemple — le changement est immédiat et vous ne payez que la différence, au prorata des jours restants. Pour descendre, il prend effet à la fin de la période déjà payée : vous gardez votre formule actuelle jusque-là. Dans les deux cas, vous recevez par e-mail le contrat de la nouvelle formule.

Rien n'est supprimé. La descente prend effet à la fin de la période déjà payée ; si votre structure dépasse les limites de la nouvelle formule, Presencia vous le signale avant de confirmer et vous choisissez les écoles à garder. À la date du changement, ce qui dépasse est désactivé : les écoles non retenues et leurs enfants, puis les enfants inscrits le plus récemment, puis les comptes utilisateurs créés le plus récemment — jamais celui du directeur. Les écoles et les enfants désactivés restent dans vos archives avec leurs pointages, et rien ne se réactive tout seul si vous remontez ensuite de formule.

Pas depuis votre espace : le cycle de facturation — mensuel ou annuel — ne se modifie pas en cours d'abonnement, dans un sens comme dans l'autre. Votre formule, elle, se change à tout moment. Pour changer de cycle, écrivez-nous.

Oui. Sur Essentiel, le suivi des paiements (39 €/mois) et la messagerie interne d'équipe (19 €/mois) sont deux options payantes qui s'additionnent : l'une, l'autre ou les deux, dès la souscription ou plus tard depuis votre espace — la différence est alors calculée au prorata. Ajoutée en cours de route, une option se greffe sur un abonnement payé par carte, et c'est la direction qui l'active. La messagerie est déjà incluse à partir de Basic, le suivi des paiements à partir de Pro.

Il n'y a pas de TVA : Presencia est édité par une micro-entreprise en franchise en base de TVA (article 293 B du CGI). Le prix affiché est le prix payé, quelle que soit la structure.

Le prix est celui de votre contrat, pour la période en cours : le mois payé d'avance en formule mensuelle, l'année payée d'avance en formule annuelle. Toute modification de tarif vous est annoncée par e-mail au moins 30 jours avant de s'appliquer, et vous pouvez résilier avant qu'elle ne s'applique (CGV, article 1.2). Nous ne garantissons pas de prix sur plusieurs années.

Non : l'abonnement annuel se règle en une seule fois, d'avance, au début de la période de douze mois. Pour étaler la dépense, la formule mensuelle se paie mois par mois, sans engagement. Réglé sur facture, l'annuel est payable sous 30 jours à réception de la facture.

Carte bancaire (Visa, Mastercard, Amex) via Stripe, ou virement sur facture — sur toutes les formules, Essentiel comprise. Depuis votre espace, le bouton « Payer par virement, sur facture » ouvre un formulaire (nom à facturer, adresse, SIRET, référence à rappeler) : nous vous adressons le devis puis la facture, et votre accès est ouvert dès réception du virement. Aucune carte n'est nécessaire.

Oui, sur dossier. Contactez-nous : nous étudions les demandes des associations loi 1901 et des petites écoles hors-contrat.

Vos données circulent chiffrées entre votre navigateur et nos serveurs (HTTPS/TLS, imposé par l'en-tête HSTS) et sont hébergées dans l'Union européenne chez Hostinger International Ltd. Nous n'affirmons pas de chiffrement applicatif au repos : les mesures de chiffrement du stockage relèvent de l'hébergeur et figurent dans son contrat de sous-traitance, qui est public. Les mots de passe, eux, ne sont jamais stockés en clair (hachage bcrypt) et un journal d'audit garde la trace des connexions, des créations de pointage, des changements de droits, des imports et des extractions de registres : qui, quoi, quand, depuis quelle adresse IP. En revanche, ni la consultation d'une fiche ni la correction d'un pointage n'y laissent de trace. Vous restez propriétaire de vos données et pouvez les exporter à tout moment.

Oui, pour le compte du directeur. Elle s'active dans les réglages, onglet Sécurité, avec une application d'authentification — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy ou 1Password. À chaque connexion, un code à 6 chiffres qui change toutes les 30 secondes est alors demandé en plus du mot de passe, y compris avec la connexion Google. Dix codes de secours, utilisables une seule fois, sont remis à l'activation. Elle n'est pas imposée, et aucun code n'est envoyé par SMS ou par e-mail.

Oui. Hébergement dans l'Union européenne, droit d'accès et de portabilité garantis (export ZIP, CSV et PDF sans demande préalable, sur toutes les formules), suppression sous 30 jours sur demande, registre des traitements tenu à jour. Dans ce traitement, votre structure est responsable de traitement et Presencia agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

Oui. L'accord de sous-traitance prévu par l'article 28 du RGPD est public, avec sa version et sa date. Il est accepté à l'inscription par une personne qui déclare pouvoir engager la structure, et cette acceptation est enregistrée avec sa date, la version acceptée et le nom du signataire ; l'attestation correspondante s'imprime depuis vos réglages, onglet Organisation. Sur demande par e-mail, nous signons l'accord sous forme d'un document distinct, ou nous examinons celui de votre structure.

Nous tenons le registre des traitements effectués pour le compte de nos clients (article 30.2 du RGPD) et vous en adressons un extrait sur demande écrite. L'analyse d'impact, elle, relève de votre structure, responsable du traitement : nous vous fournissons sur demande les éléments techniques nécessaires — description des traitements et des données, mesures de sécurité, sous-traitants, durées de conservation —, dont l'essentiel figure déjà dans l'accord de sous-traitance.

Une seule personne : l'éditeur, Kezhia Colombel — Azur Vision est une micro-entreprise sans salarié. Il n'y accède qu'au strict nécessaire, pour corriger une anomalie, répondre à une demande de support ou assurer la maintenance : ni accès permanent, ni lecture systématique. Tout futur intervenant signera au préalable un engagement de confidentialité écrit. L'hébergeur et les sous-traitants techniques listés dans l'accord de sous-traitance n'interviennent que dans leur rôle technique.

Oui, sur toutes les formules. Depuis le Centre de téléchargement, vous exportez à tout moment l'intégralité de vos données (enfants, pointages, signatures) : une archive ZIP complète, des fichiers CSV ou des PDF. Pas de verrouillage.

Vos données restent disponibles 90 jours après la demande de résiliation — c'est la fenêtre d'export écrite à l'article 9.3 des CGU. Passé ce délai, elles sont définitivement supprimées de nos serveurs, à l'exception des pièces comptables, que la loi impose de conserver dix ans (article L123-22 du code de commerce). La durée de conservation des signatures, elle, n'est pas fixée par la loi : c'est un réglage de votre structure (5 ans par défaut), que vous pouvez modifier.

Oui, elles sont recevables. Le règlement européen eIDAS interdit d'écarter une signature électronique au seul motif qu'elle est électronique. Ce qui fait sa force de preuve, c'est ce qui l'accompagne : un horodatage enregistré par le serveur (jamais saisi à la main), le compte qui l'a capturée, et la trace de sa création dans le journal d'audit. Nous ne proposons pas de signature électronique qualifiée au sens d'eIDAS — celle-là seule est automatiquement équivalente à une signature manuscrite.

Moins de 5 minutes. Vous créez votre compte, vous ajoutez vos écoles et vos enfants (ou, à partir de Basic, vous importez votre fichier Excel), et vous commencez à pointer le jour même. Aucune installation technique.

Oui, à partir de la formule Basic (et pendant l'essai) : les écoles, les enfants et leurs responsables s'importent depuis un fichier Excel ou CSV ; les comptes de l'équipe, eux, se créent un par un. Si votre fichier ne colle pas au format attendu, le support le remet en forme gratuitement. Sur Essentiel, les fiches se saisissent à la main.

Oui, interface optimisée tablette et smartphone (iPad, Android, Surface). Idéal pour le pointage à l'entrée ou la signature des parents en direct.

Un navigateur à jour, sur iPad, tablette Android, ordinateur Windows ou smartphone, sans rien installer. Nous ne publions pas de versions minimales : nous ne les avons pas testées navigateur par navigateur. Le plus sûr est de faire l'essai de 14 jours sur vos propres appareils. Sur la tablette d'accueil, Presencia peut aussi s'installer comme une application, depuis le menu du navigateur.

Le pointage continue. Chaque saisie — pointage ou signature — est écrite sur l'appareil lui-même, puis envoyée automatiquement dès que la connexion revient, sans jamais compter deux fois. Un bandeau indique à l'équipe combien de saisies attendent, puis ce qui a été enregistré. Une limite à connaître : tant qu'elles n'ont pas été envoyées, ces saisies n'existent que sur cet appareil ; si son stockage est indisponible (navigation privée, mémoire saturée), le bandeau le signale aussitôt.

Pas de feuille de secours dédiée : le pointage continue sans réseau, sur l'appareil lui-même. Par précaution, la direction peut imprimer à l'avance la « Synthèse imprimable de la structure » depuis le Centre de téléchargement (PDF : présences, enfants, responsables légaux, équipe, écoles), et notre modèle de registre de présence se télécharge gratuitement, en version imprimable A4. Une feuille papier ne s'importe pas : les présences notées dessus se ressaisissent ensuite dans Presencia, à la date concernée.

Essentiel : 1 école, 3 utilisateurs, 80 enfants. Basic : 1 école, 8 utilisateurs, 150 enfants. Pro : 5 écoles, 25 utilisateurs, 500 enfants. Entreprise : tout est illimité.

Un utilisateur, c'est un compte de connexion actif dans votre structure, directeur compris ; une personne invitée compte dès l'envoi de son invitation. Un remplaçant qui a son propre compte compte donc comme les autres. Pour libérer sa place à la fin du remplacement, retirez son compte de la liste des utilisateurs : le retrait est définitif.

Oui : chaque compte est créé avec une adresse e-mail, obligatoire et unique sur toute la plateforme. Elle sert d'identifiant et reçoit l'invitation — un lien personnel, à usage unique, valable 7 jours, par lequel la personne choisit son mot de passe. Il faut donc une adresse réellement consultable. Les comptes se créent un par un, depuis votre espace.

Un même compte peut être connecté sur plusieurs appareils à la fois, jusqu'à trente sessions ouvertes. Au-delà de douze, une nouvelle connexion referme d'abord les sessions restées inutilisées plus de douze heures ; une tablette en service n'est déconnectée que si ce plafond de trente est atteint. Le directeur peut, depuis l'onglet Sécurité des réglages, déconnecter d'un geste tous les autres appareils de son compte. La limite d'utilisateurs de votre formule compte des comptes, pas des appareils.

Oui — matin, midi, soir, après-école, périscolaire. Vous configurez les créneaux qui correspondent à votre structure, école par école.

Oui, en adaptant les réglages de l'école : jours d'ouverture, créneaux et horaires (définis par jour de la semaine), ou mode « journée complète » sur les jours choisis. Ces réglages ne sont pas datés : Presencia ne connaît pas le calendrier des vacances et ne bascule pas seul — vous modifiez les réglages au début de la période et les rétablissez à la rentrée. Les présences déjà enregistrées gardent la durée calculée au moment du pointage.

Oui, entièrement. Le pointage, les signatures des parents et les rapports vivent au même endroit : il n'y a plus de feuille à imprimer le matin, plus de classeur à ranger le soir, plus de ressaisie en fin de mois. Tout est horodaté, traçable et exportable en PDF ou en Excel en un clic.

Le parent signe au doigt sur l'écran de votre tablette ou de votre ordinateur, à l'arrivée ou au départ de l'enfant. Le tracé est capturé, horodaté automatiquement, rattaché à cet enfant sur ce créneau et conservé sur nos serveurs, dans l'Union européenne, les échanges étant chiffrés en transit (HTTPS/TLS). C'est l'horodatage serveur et la trace de sa création au journal d'audit qui en font une preuve utilisable, pas le tracé lui-même.

Oui. Sur la fiche de l'enfant, chaque responsable est marqué comme pouvant récupérer l'enfant ou non, et une restriction — une décision de justice, par exemple — peut y être signalée avec son motif ; par défaut, seule la direction peut poser ou lever une restriction. À la sortie, l'écran de pointage ne propose à la signature que les personnes autorisées et prévient qu'un responsable a été écarté, sans afficher le motif devant les familles. Pour une personne absente de la fiche, l'animateur saisit son nom et coche qu'il a vérifié sa pièce d'identité ; si le nom saisi est celui d'un responsable écarté, la signature est refusée. Le logiciel guide la remise de l'enfant ; il ne remplace pas la vigilance de l'équipe.

Oui pour le rattrapage : on peut pointer un enfant à une date passée, jusqu'à deux ans en arrière, et la signature est alors horodatée au moment de la saisie, pas au jour de présence — l'écart reste visible. Modifier ou supprimer le pointage d'un jour passé demande le droit « Corriger l'historique de pointage », réservé par défaut au directeur. Un pointage modifié garde l'auteur et la date de sa dernière modification, et l'écran indique qu'il a été modifié ; sa création est inscrite au journal d'audit. En revanche, l'ancienne valeur n'est pas conservée, et une suppression ne laisse aucune trace au journal : nous préférons le dire.

Oui. Chaque pointage porte l'enfant, le jour et le créneau : le tableau « Heures et présences du mois » donne les heures et les présences par créneau, la semaine et le mercredi à part, maternelle et élémentaire séparées. Le tableau et son export Excel, prêt à recopier dans votre déclaration, sont inclus dans toutes les formules. Presencia ne transmet rien à la CAF : la déclaration reste la vôtre.

Oui. Vous indiquez l'AEEH sur la fiche de l'enfant ; le tableau du mois isole alors ces enfants — présences, heures, matin et soir, mercredi, maternelle et élémentaire — avec la liste nominative. L'indicateur de PAI est distinct de l'AEEH.

Oui, en direct. Un bandeau sur l'écran de pointage compte les enfants pointés sur le site, par tranche d'âge, les compare au nombre d'animateurs présents saisi par l'équipe, et indique s'il manque quelqu'un. Les seuils sont les vôtres, réglés école par école ; le bandeau alerte, il ne bloque jamais un pointage.

Le registre des présences signées, que vous produisez à tout moment depuis le Centre de téléchargement pour la période choisie : chaque présence signée, avec la date, l'heure de signature, l'enfant, l'école, le créneau, la durée et le nom de la personne qui a signé. Il sort en PDF et en CSV sur toutes les formules, et l'état de fréquentation ou le rapport journalier peuvent l'accompagner. Les tracés de signature eux-mêmes ne figurent pas dans ce PDF : ils sont dans l'archive complète de vos données. Ce qu'un contrôleur peut exiger dépend du texte applicable à votre accueil, pas du logiciel.

Oui. Nous établissons un devis puis la facture, réglée par virement ou par mandat administratif, payable sous 30 jours à réception, avec la référence que vous nous indiquez — code service, numéro d'engagement ou de bon de commande ; en cas de retard, ce sont les intérêts moratoires du Code de la commande publique qui s'appliquent. Les CGU, les CGV, le contrat de chaque formule et l'accord de sous-traitance RGPD sont publics, et votre structure peut proposer son propre accord à la place. Nous n'avons pas de mémoire technique rédigé d'avance : pour un dossier de consultation, écrivez-nous, nous vous dirons précisément ce que nous pouvons fournir.

Dans vos informations de facturation, le régime « collectivité » vous permet d'enregistrer votre code service Chorus Pro — obligatoire pour ce régime — et votre numéro d'engagement. Presencia n'est pas relié à Chorus Pro : aucune facture n'y est déposée automatiquement. Pour le dépôt de vos factures, écrivez-nous.

Oui, sur toutes les formules — pas seulement Entreprise. Depuis votre espace, le bouton « Payer par virement, sur facture » ouvre un formulaire où vous indiquez le nom à facturer, l'adresse, le SIRET et la référence à rappeler (numéro de délibération ou de bon de commande). Nous établissons le devis puis la facture, et votre accès est ouvert dès réception du virement, sans carte bancaire. Une association dont le bureau délibère avant de payer suit exactement le même chemin qu'une collectivité qui règle sur mandat.

Oui : la base est sauvegardée automatiquement chaque jour par notre hébergeur, Hostinger. Et vous pouvez à tout moment, sur toutes les formules, télécharger votre propre copie complète depuis le Centre de téléchargement.

Non. Presencia fonctionne dans un navigateur, sur la tablette, l'ordinateur ou le smartphone que vous avez déjà (iPad, Android, Windows). Le parent signe au doigt sur l'écran : ni stylet, ni lecteur de badge, ni installation technique.

Oui. Pendant l'abonnement comme après, l'intégralité des données se télécharge depuis le Centre de téléchargement : archive ZIP (fichiers CSV et signatures), CSV ou PDF. Après une résiliation, cette fenêtre d'export reste ouverte 90 jours (CGU, article 9.3).

Seulement si vous les saisissez. Quelques champs facultatifs de la fiche enfant — l'indicateur de PAI, une restriction alimentaire — peuvent constituer des données de santé au sens de l'article 9 du RGPD. Ils ne sont jamais obligatoires : votre structure, responsable du traitement, décide de les renseigner, en s'en tenant à ce qui est nécessaire à l'accueil de l'enfant.

Non, et il vaut mieux le savoir tout de suite. Il n'existe pas de compte parent : les familles n'ont ni identifiant, ni portail d'inscription en ligne, ni espace de réservation de créneaux. Ce qu'un parent voit de Presencia, c'est l'écran de la structure au moment où il signe la récupération de son enfant, et — si vous activez l'option — un e-mail lui indiquant que l'enfant est bien arrivé. Si votre besoin principal est de laisser les familles s'inscrire et payer en ligne, ce n'est pas l'outil qu'il vous faut aujourd'hui.

Il compte les repas, il ne les réserve pas. La pause méridienne est un créneau comme un autre : vous pointez les enfants présents, vous savez donc combien de repas ont été servis, et vous exportez les effectifs pour votre prestataire. Les régimes alimentaires, les PAI et les allergies se renseignent sur la fiche de l'enfant. En revanche, il n'y a ni réservation de repas par les familles, ni facturation au repas.

Non. Il n'existe aucune grille tarifaire au quotient familial dans le produit, et nous préférons le dire plutôt que de laisser croire le contraire. Presencia fournit la matière — heures réellement effectuées, présences par créneau, relevés par famille — et le calcul du tarif reste dans votre logiciel de facturation ou votre régie.

Non. Le module de suivi des paiements tient l'échéancier de chaque famille, enregistre ce qui a été reçu (virement, chèque, espèces), associe les lignes d'un relevé bancaire aux familles et relance les retards — la relance s'arrête d'elle-même dès que la famille répond. Mais aucun paiement ne transite par Presencia : nous suivons et nous relançons, nous n'encaissons pas.

Non. Il produit les chiffres — heures-enfants par site et par période, effectifs, registre journalier des présences, taux d'encadrement du jour — et vous les reprenez ensuite dans vos déclarations et vos télédéclarations. Aucune démarche n'est transmise à une administration à votre place.

Le support se fait par email, et c'est l'éditeur lui-même qui répond — pas un centre d'appel. Nous visons une réponse sous 24 h ouvrées sur tous les plans, et nous traitons en priorité ce qui bloque un pointage en cours. Les comptes Entreprise disposent en plus d'un interlocuteur nommé et de conditions de disponibilité fixées dans leur contrat.

Oui : le support se fait par e-mail, et c'est l'éditeur lui-même qui répond, depuis La Réunion (UTC+4). Nous visons une réponse sous 24 h ouvrées sur toutes les formules ; aucune plage horaire n'est garantie.

Oui, dans le cadre de la formule Entreprise : la formation de vos équipes y est proposée sur demande, en visio, selon les modalités fixées dans le devis. Les formules Essentiel, Basic et Pro n'incluent pas de formation — leur contrat l'exclut. En revanche, à sa première connexion, chaque membre de l'équipe suit dans l'application un parcours guidé, composé selon ses droits — pour un animateur, il commence par le pointage —, et le support répond par e-mail à vos questions d'usage.

Vous demandez un créneau depuis la page démo et nous convenons d'un rendez-vous par e-mail, ou par téléphone si c'est ce que vous avez choisi. La démo dure 20 à 30 minutes, en visio, et se fait de préférence sur une configuration proche de la vôtre — vos écoles, vos créneaux — plutôt que sur un jeu de données de démonstration.

Oui, de trois façons. La vidéo de 48 secondes, sans voix, avec sa transcription écrite. La démonstration interactive de la page d'accueil, qui déroule l'écran de pointage étape par étape. Et surtout l'essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire : dès l'ouverture, vous pouvez choisir d'essayer avec un exemple — une école fictive et trois enfants, en mode test, séparés de vos vraies données — pour pointer tout de suite.

Oui. La démonstration se fait en visio (Google Meet ou Teams) : chacun la suit depuis son poste. Indiquez dans le message du formulaire qui sera présent et ce qui compte pour chacun — pilotage, budget, terrain — pour que nous l'adaptions.

Presencia est un logiciel récent, édité par une petite structure française, et ses premiers déploiements sont en cours. Nous ne publions ni logos ni témoignages tant que nous n'avons pas l'accord écrit des structures concernées — de faux avis, nous en avons vu assez ailleurs. Si vous êtes en phase de consultation et qu'il vous faut des références, demandez-les nous : nous vous mettrons en relation avec ce que nous pouvons communiquer à ce moment-là.

Dites-nous-le ! Nous ajoutons des fonctionnalités tous les mois, principalement guidées par les retours utilisateurs. Formule Entreprise : développements spécifiques possibles sur devis.