Registre de présence en ACM : ce qui est vraiment obligatoire

Que dit exactement le code de l'action sociale et des familles ?

Les accueils collectifs de mineurs sont régis par les articles R227-1 et suivants du code de l'action sociale et des familles. L'article R227-1 définit les catégories d'accueil. Pour l'accueil de loisirs, il retient « sept mineurs au moins, en dehors d'une famille, pendant au moins quatorze jours consécutifs ou non au cours d'une même année », et précise qu'il se caractérise par une fréquentation régulière des mineurs inscrits. Cette notion de fréquentation régulière est la première pièce du raisonnement : elle ne se constate pas sans un relevé. L'article fixe aussi un effectif maximum — trois cents mineurs en extrascolaire, l'effectif de l'école en périscolaire. Un plafond suppose lui aussi qu'on sache combien d'enfants sont là.

L'article R227-2 impose la déclaration préalable : « Toute personne organisant l'accueil en France de mineurs mentionné à l'article R. 227-1 doit en faire préalablement la déclaration au représentant de l'Etat dans le département. » C'est de là que vient la téléprocédure TAM. L'article R227-3, souvent cité de travers, ne parle pas de présences ni de déclaration : il oblige les organisateurs à vérifier que les personnes appelées à prendre part à l'accueil n'ont pas fait l'objet d'une mesure administrative d'interdiction. L'article R227-11, lui, impose d'informer sans délai le préfet de tout accident grave. Aucun des deux ne crée de registre.

Reste l'article R227-9, le seul de cette série à nommer un registre. Sa phrase utile tient en une ligne : « Un registre mentionnant les soins donnés aux mineurs est tenu. » Le même article demande par ailleurs à l'organisateur de mettre à disposition des moyens d'alerter rapidement les secours et la liste des personnes susceptibles d'intervenir en cas d'urgence. Il ne dit rien des présences, rien des heures, rien des arrivées et des départs. C'est ce décalage — un registre nommé par le code, un autre qu'on lui attribue — qui explique la moitié des approximations que l'on lit sur le sujet.

Registre des soins et relevé des présences : est-ce le même document ?

Non, et les confondre a des conséquences pratiques. Le registre des soins découle de l'article R227-9 et de l'arrêté du 20 février 2003 relatif au suivi sanitaire, qui charge la personne désignée par le directeur de « tenir le registre dans lequel sont précisés les soins donnés aux mineurs, et notamment les traitements médicamenteux ». Il contient donc des données de santé, il est renseigné par l'assistant sanitaire, et le même arrêté impose au directeur de veiller au respect de la confidentialité des informations qu'il contient. Ce n'est pas un document de gestion, c'est un document médical à accès restreint.

Le relevé des présences répond à une logique inverse. Il enregistre qui est arrivé, à quelle heure, qui est parti et avec qui. Il est renseigné par les animateurs plusieurs fois par jour, consulté par la direction, exploité pour la facturation aux familles et pour la déclaration des heures à la Caf. Il n'a aucune vocation médicale. Faire tenir les présences dans le registre des soins, ou l'inverse, crée deux problèmes d'un coup : on ouvre à toute l'équipe des données de santé qui devraient rester confidentielles, et on rend illisible le seul document que la Caf demandera lors d'un contrôle. Deux finalités différentes réclament deux documents distincts.

D'où vient alors l'obligation de tenir les présences ?

De trois endroits, dont aucun n'est un article intitulé « registre de présence ». Le premier est le taux d'encadrement. L'article R227-16 fixe pour l'accueil de loisirs périscolaire, pour les enfants de six ans ou plus, « un animateur pour douze mineurs lorsque la durée de l'accueil de loisirs excède cinq heures consécutives ». Un taux est un rapport entre deux nombres. Le numérateur — les animateurs présents — se lit sur un planning. Le dénominateur — les enfants présents — ne se lit nulle part si personne ne l'a noté. Respecter R227-16 sans compter les enfants est possible par chance ; le démontrer devant un contrôleur ne l'est pas.

Le deuxième est la convention de financement. Pour la prestation de service accueil de loisirs, les actes qui ouvrent droit sont les heures réalisées, c'est-à-dire la présence effective de chaque enfant. Une fiche technique Caf le dit sans détour : la convention « impose à chaque gestionnaire de déclarer les heures d'accueil réalisées des enfants et les heures facturées aux familles », et la Caf ne peut accepter la seule déclaration des heures facturées. Le guide Caf des gestionnaires d'ALSH place logiquement les « cahiers et/ou registres des présences réelles des enfants » dans la liste des pièces justificatives à présenter lors d'un contrôle. Cette obligation est contractuelle : elle naît de la signature, pas du code.

Le troisième est la déclaration elle-même, par ce qu'elle ne fait pas. Le guide officiel de la téléprocédure Accueils de mineurs précise que, sur la fiche complémentaire, « le nombre de mineurs accueillis correspond aux effectifs maximums prévus ». TAM enregistre donc une capacité annoncée avant l'accueil, visée par le SDJES, et non un relevé de fréquentation. Autrement dit : l'administration sait combien d'enfants vous vous attendiez à recevoir, jamais combien sont venus. Ce vide est exactement l'espace que le relevé des présences occupe. Il explique aussi pourquoi le SDJES le demande sur place, au lieu de le lire dans sa propre base.

Quel document est imposé par quoi, et contrôlé par qui ?

Voici le tableau que nous aurions voulu trouver. La colonne du milieu est celle qui change tout : elle distingue ce qu'impose un texte réglementaire de ce qu'impose un contrat. Les deux obligent, mais pas devant le même interlocuteur. Relevé le 23 septembre 2026 ; chaque ligne porte ses sources.

Deux précautions de lecture. D'abord, ce tableau n'est pas exhaustif : les listes départementales de documents à présenter comptent une trentaine d'entrées, des fiches sanitaires de liaison au plan d'évacuation des locaux. Ensuite, une obligation contractuelle n'est pas une obligation moindre. Un gestionnaire qui ne peut pas justifier ses heures réalisées met en cause un financement, ce qui se chiffre plus vite qu'un rappel réglementaire.

Que peut demander le SDJES lors d'un contrôle ?

Le fondement de ses pouvoirs est l'article L227-9 du code de l'action sociale et des familles. Les fonctionnaires habilités peuvent accéder aux locaux où se déroule l'accueil, « demander la communication de tout document professionnel et en prendre copie, recueillir sur convocation ou sur place les renseignements et justifications ». Le même article borne l'exercice : la visite a lieu entre huit heures et vingt heures, sauf appel, plainte ou réclamation. Et il ajoute une obligation de coopération : toute personne exerçant une fonction dans l'accueil doit fournir aux agents tous les renseignements leur permettant d'apprécier les conditions matérielles et morales de fonctionnement.

La formule « tout document professionnel » est volontairement large, et c'est pour cela que les services départementaux publient des listes. Celle du SDJES de Loire-Atlantique, mise à jour le 28 août 2023, classe les pièces par thème et fait figurer, sous les documents relatifs aux mineurs et au suivi sanitaire, un « registre de présence des mineurs » à côté des fiches sanitaires de liaison et du registre d'infirmerie. Sous les documents relatifs à l'encadrement, elle attend aussi un tableau de présence des encadrants. Le document équivalent publié par les services de l'État en Mayenne demande de la même façon un « registre des présences ».

Une nuance mérite d'être posée, parce qu'elle décide de la bonne attitude. Ces listes sont des documents d'organisation du contrôle, pas des textes créateurs d'obligation : elles rassemblent ce que les agents demanderont, sur le fondement de L227-9, pour vérifier des obligations qui, elles, sont écrites ailleurs — la déclaration, les qualifications, les taux d'encadrement, le suivi sanitaire. Le registre de présence y figure parce qu'il est le moyen de prouver le taux d'encadrement, non parce qu'un article l'aurait institué pour lui-même. La conséquence pratique est identique : vous devez pouvoir le sortir.

Un registre numérique remplace-t-il le papier ?

Aucun des textes lus pour cette page n'impose de support. L'article R227-9 dit qu'un registre « est tenu », sans mentionner de cahier, de reliure ni de signature manuscrite. Le guide Caf des gestionnaires d'ALSH va plus loin dans l'autre sens : parmi les pièces à présenter lors d'un contrôle, il demande la « copie d'écran des paramétrages généraux du logiciel ou copie du tableur servant au calcul des heures ». Une Caf qui prévoit de demander une capture d'écran de votre logiciel n'attend visiblement pas un cahier. Le registre numérique n'est donc pas une tolérance : c'est un cas prévu par les documents de contrôle eux-mêmes.

La question utile n'est pas le support mais la valeur de preuve. L'article 1366 du code civil pose que l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur papier « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ». Traduit en pratique, cela donne trois exigences concrètes : savoir quel compte a saisi quel pointage, savoir quand, et pouvoir montrer qu'une donnée n'a pas été récrite après coup sans trace. Un tableur partagé sans comptes nommés coche difficilement la première ; un cahier raturé ne coche pas la troisième.

Conséquence à retenir avant de choisir un outil. Ce qui donne sa valeur à un registre numérique n'est ni son écran ni son export PDF, c'est l'identification de l'auteur de chaque saisie, l'horodatage, la traçabilité des corrections et la capacité à restituer l'historique des années demandées. Vérifiez ces quatre points sur n'importe quel logiciel, le nôtre compris, et posez la question du délai de conservation en face de celui inscrit dans votre convention Caf. Un outil qui ne conserve que la saison en cours ne vous servira pas au troisième exercice contrôlé.

Pourquoi lit-on partout que c'est obligatoire ?

Ce qu'il faut en tirer pour votre structure est plus simple que le débat. La bonne question n'est pas « est-ce obligatoire » mais « devant qui devrai-je le produire, et sur combien d'années ». Si vous percevez une prestation de service Caf, la réponse est : devant la Caf, sur la durée écrite dans votre convention. Si vous êtes déclaré en ACM, la réponse est aussi : devant le SDJES, le jour d'une visite, comme preuve de votre taux d'encadrement. Dans les deux cas, le relevé doit exister, être nominatif, être daté et rester consultable longtemps après la saison. La forme, elle, vous appartient.

Ce que cette page n'affirme pas

Les sources, une par une

Toutes consultées le 23 septembre 2026. Les textes évoluent : la version que vous lirez sur Légifrance fait foi contre cette page, pas l'inverse.

Et concrètement, dans votre structure

Trois suites possibles selon ce qui vous manque. S'il vous manque un support pour commencer dès lundi, prenez un modèle de registre de présence périscolaire à imprimer, et tenez-le nominatif et daté. S'il vous manque la méthode de calcul, le guide heures réalisées Caf en ALSH détaille le décompte à la plage et les pièges d'arrondi. Si c'est le taux d'encadrement que vous devez sécuriser, le guide taux d'encadrement ALSH et périscolaire reprend les seuils article par article.

Si vous envisagez de passer du cahier au numérique, la question à instruire est celle de la section précédente : identification de l'auteur de la saisie, horodatage, traçabilité des corrections, durée de conservation. Le guide registre d'appel numérique traite ces quatre points. Et pour éviter un devis inutile : Presencia pointe les présences, calcule les heures et les exporte en CSV, Excel et PDF, mais ne produit pas votre déclaration TAM, n'envoie rien à la Caf ni à aucune administration, et n'inclut pas de portail famille. Le périmètre complet est sur cette page.

Questions fréquentes