Modèle de registre de présence périscolaire et ALSH (à télécharger)

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Deux versions, parce que le périscolaire et l'ALSH ne comptent pas la même chose : l'une par plage d'accueil (matin, pause méridienne, soir), l'autre à la journée ou à la demi-journée. Les fichiers sont fabriqués dans votre navigateur au moment du clic : nous ne demandons pas votre adresse e-mail et nous ne voyons pas ce que vous téléchargez.

À quoi ressemblent les deux versions

Version périscolaire — une ligne par enfant et par plage. C'est la plage qui porte le décompte : inutile d'y ajouter une colonne de total, l'amplitude d'ouverture la remplace.

Version ALSH — une ligne par enfant et par jour, avec la mention journée ou demi-journée. La colonne « repas fourni » ne sert qu'à retrouver le plafond d'heures applicable : elle ne gère aucune inscription à un repas.

Que doit contenir un registre de présence en périscolaire ?

Dix colonnes suffisent : la date, le nom et le prénom de l'enfant, sa classe ou son groupe, la plage d'accueil concernée, l'heure d'arrivée, l'heure de départ, la personne qui a récupéré l'enfant, l'agent qui a pointé, et une colonne d'observation. Aucun texte ne fixe cette liste : elle vient de ce que vous devrez pouvoir prouver. En accueil collectif de mineurs, le seul registre nommé par le code de l'action sociale et des familles est le registre des soins, dont l'article R227-9 dit qu'il « est tenu par le directeur du centre ». L'obligation de tenir les présences vient, elle, de votre convention d'objectifs et de financement avec la Caf, qui cite les « registres des présences » parmi les documents à mettre à disposition en cas de contrôle. Ces colonnes sont donc le minimum qui permet de répondre à un contrôleur sans reconstituer une journée de mémoire.

Le tableau ci-dessous donne, colonne par colonne, à quoi elle sert et d'où elle vient. La mention « aucun texte » n'est pas un oubli de notre part : c'est l'information elle-même. Trois de ces colonnes ne sont imposées par personne — ce sont des pratiques de preuve, utiles le jour où une ligne est contestée, et rien de plus.

Deux mentions manquent volontairement. Il n'y a pas de colonne de motif d'absence : un accueil périscolaire n'est pas l'école, l'absence n'y est pas à justifier, et une colonne de motif collecte des données de santé ou de famille dont vous n'avez pas besoin. Il n'y a pas de colonne de tarif non plus, pour la même raison : un registre de présence qui devient un registre de facturation cesse d'être lisible comme preuve de présence.

Sources : CASF, article R227-9, convention d'objectifs et de financement PS ALSH extrascolaire et jeunes.gouv.fr.

Faut-il noter l'heure exacte ou la plage d'accueil ?

Les deux, parce qu'elles ne servent pas à la même chose. Pour le calcul de la prestation de service en accueil périscolaire, l'unité est la plage : un guide Caf indique qu'« un enfant présent sur toute ou partie d'une plage d'accueil est compté présent sur la totalité de celle-ci », et donne l'exemple d'un accueil ouvert de 7 h à 8 h 30, soit une plage de 1 h 30, où 18 enfants présents font 18 × 1,50 h, c'est-à-dire 27 heures. Noter l'heure exacte ne change donc rien à ce décompte. En accueil extrascolaire, cela dépend de l'option de facturation retenue dans votre convention : pour les options 5 à 7, les heures réalisées sont la somme des heures de présence selon l'heure d'arrivée et l'heure de départ, arrondies à la demi-heure. Et dans tous les cas, l'heure exacte reste la seule trace utile le jour où un parent conteste une sortie.

La distinction vient du code lui-même. L'article R227-1 appelle « extrascolaire » l'accueil de loisirs « qui se déroule les samedis où il n'y a pas école, les dimanches et pendant les vacances scolaires », et « périscolaire » celui « qui se déroule les autres jours ». Ce n'est pas un détail de vocabulaire : les deux ne se comptent pas de la même façon, et un même service peut basculer d'un régime à l'autre selon le jour.

D'où le conseil qui vaut pour les deux régimes : notez la plage et les heures. La plage sert au financeur, les heures servent à vous.

Un plafond à connaître, enfin : pour les mercredis scolaires, le guide Caf consulté limite l'activité déclarable à 9 h par jour si le repas est fourni, à 4,5 h par demi-journée sinon. Ce guide est celui d'une Caf départementale : la règle applicable chez vous se vérifie auprès de la vôtre. Le décompte lui-même est détaillé sur heures réalisées et heures facturées.

Sources : Guide ALSH, février 2024 (Caf du Bas-Rhin)et CASF, article R227-1.

Quelles mentions la CAF regarde-t-elle en contrôle ?

La convention type d'objectifs et de financement prévoit que le gestionnaire met à disposition « tous les documents nécessaires à ces contrôles, notamment livres, factures, documents comptables, registres des présences, ressources des familles ». Un guide Caf départemental détaille la liste des pièces à présenter : on y trouve les « cahiers et/ou registres des présences réelles des enfants », les états de facturation, les factures aux familles, et une « copie d'écran des paramétrages généraux du logiciel ou copie du tableur servant au calcul des heures ». Autrement dit, le contrôleur ne regarde pas seulement vos totaux : il regarde comment vous les avez obtenus. Un registre informatisé est accepté, la convention précisant que les justificatifs peuvent être fournis « indifféremment sous forme d'originaux, de photocopies, de courriels, de fichiers électroniques, sauf demande expresse de la Caf ». Le détail des pièces varie d'une Caf à l'autre : demandez la liste à la vôtre.

Les pièces ci-dessous sont reproduites mot pour mot depuis le guide consulté, et la liste est volontairement partielle : seules figurent celles qui touchent au registre et à son calcul.

• Cahiers et/ou registres des présences réelles des enfants
• État(s) de facturation / Justificatif(s) d'encaissement
• Factures aux familles / États de comptes mensuels
• Copie d'écran des paramétrages généraux du logiciel ou copie du tableur servant au calcul des heures
• Dossiers des familles contenant : fiche d'inscription au service
• Grille(s) tarifaire(s) applicable(s) aux familles
• Règlement de fonctionnement de l'exercice contrôlé

La quatrième ligne est la plus instructive, et c'est celle que les modèles de registre ignorent : le contrôleur veut voir la méthode. Un tableur dont personne ne sait comment il additionne ses heures est une pièce incomplète, même si ses totaux sont exacts. Gardez donc, à côté du registre, une note d'une page qui dit comment vous passez des présences aux heures déclarées : quelles plages, quelles amplitudes, quel arrondi.

La profondeur du contrôle, elle, se lit dans la convention : elle prévoit des contrôles « sur pièces et/ou sur place, pour l'ensemble des exercices couverts par cette convention, sans que le gestionnaire ne puisse s'y opposer », et précise que ces contrôles « peuvent être réalisés par sondage et les résultats extrapolés ». Cette dernière phrase change la façon de tenir un registre : une journée mal renseignée n'est pas une journée perdue, c'est un taux d'erreur appliqué à l'ensemble.

Sources : convention d'objectifs et de financement PS ALSH extrascolaire (avril 2020) et Guide ALSH, février 2024.

Comment remplir le registre quand un enfant n'était pas inscrit ?

Vous l'inscrivez comme présent, parce que c'est la présence réelle que le registre enregistre : la pièce demandée en contrôle est le « registre des présences réelles des enfants », pas la liste des enfants attendus. Aucun texte ne décrit la marche à suivre dans ce cas précis ; ce qui suit relève donc de la pratique, pas de la réglementation. Ajoutez la ligne le jour même, avec l'heure réelle et le nom de l'agent qui a accueilli l'enfant, et servez-vous de la colonne d'observation pour écrire ce qui s'est passé : « arrivé sans inscription, famille prévenue ». Traitez ensuite séparément les deux conséquences, la régularisation de l'inscription auprès de la famille et la facturation. Ne réécrivez jamais une ligne déjà posée : une correction s'ajoute, datée et signée, elle n'efface pas. Et prévenez le responsable du site le jour même : un enfant de plus déplace votre taux d'encadrement, ce qui se vérifie sur l'instant et pas au moment du contrôle.

Le réflexe inverse — attendre la régularisation pour écrire la ligne — est celui qui coûte cher. Il produit un registre qui décrit les inscriptions et non les présences, c'est-à-dire exactement l'écart qu'un contrôle par sondage met au jour. Et il laisse, pendant quelques heures, un enfant présent dans vos locaux sans trace écrite de sa présence.

Trois habitudes valent mieux qu'une procédure. Une ligne s'ajoute, elle ne se réécrit pas : sur papier, une correction se barre proprement, se date et se paraphe. La colonne d'observation est faite pour l'imprévu, pas pour être laissée vide. Et le nom de l'agent qui a accueilli l'enfant vaut mieux qu'une initiale : dans six mois, personne ne se souviendra de qui était « S. ».

Le cas symétrique — un enfant inscrit qui ne vient pas — se traite par l'absence de ligne, ou par une ligne d'observation si votre organisation le demande. N'inventez pas d'heure de départ : une heure écrite qui n'a pas été observée est une donnée fausse, et c'est celle qui vous sera opposée. Le guide du registre d'appel numérique détaille ce que devient cette exigence de trace quand le registre passe à l'écran.

Source : Guide ALSH, février 2024 — pièce citée en contrôle : « cahiers et/ou registres des présences réelles des enfants ». Le reste de cette section relève de la pratique : aucun texte ne décrit la marche à suivre.

Combien de temps faut-il le conserver ?

Il n'y a pas un délai unique, mais deux logiques qui se superposent. Côté financeur : un guide Caf indique que, lorsque les justificatifs permettant le calcul de la subvention ont été transmis avant l'échéance fixée par la convention, le délai de conservation des pièces susceptibles d'être demandées en contrôle est de 5 ans à compter de cette transmission pour les personnes de droit privé, et de 4 ans à compter du 1er janvier de l'année suivante pour les personnes morales de droit public ; ce guide renvoie à la circulaire Cnaf n° 2021-002. Il est départemental : confirmez le délai auprès de votre Caf. Côté données personnelles : la CNIL rappelle que les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment et qu'une durée doit être déterminée par le responsable. Un registre de présence nomme des enfants : gardez-le le temps du contrôle, et inscrivez cette durée dans votre registre des traitements.

Les deux délais ne s'additionnent pas et ne se remplacent pas : le premier dit combien de temps vous devez pouvoir produire la pièce, le second combien de temps vous avez le droit de la garder. En pratique, le plus long des deux fixe la durée, et le plus court vous interdit d'aller au-delà sans raison.

Trois précautions concrètes. Ne conservez pas un registre « au cas où » dans un dossier partagé ouvert à toute l'équipe : la CNIL décrit une phase d'archivage intermédiaire, à accès restreint et séparée des outils du quotidien, précisément pour ce genre de pièce. Écrivez la durée retenue dans votre registre des traitements, avec sa justification — la convention Caf et le délai cité. Et purgez : une durée qu'on ne fait jamais appliquer ne vaut rien le jour d'un contrôle de la CNIL.

Le sujet complet, côté données personnelles, est traité sur le RGPD dans une école ou un accueil périscolaire.

Sources : Guide ALSH, février 2024 (délais de 5 et 4 ans, renvoyant à la circulaire Cnaf n° 2021-002) et CNIL, « Les durées de conservation des données ». Le délai cité figure dans un guide départemental : confirmez-le auprès de votre Caf.

Quand le tableur ne suffit plus ?

Un tableur tient très bien tant que trois conditions restent vraies : une seule personne saisit, une seule plage par jour, et personne ne conteste. Il décroche sur quatre points précis. La trace : il ne garde pas qui a modifié quoi, ni quand, et une case réécrite ne laisse rien derrière elle. La signature du parent au départ de l'enfant : il ne la recueille pas. Le temps réel : il ne dit pas, à 17 h 10, combien d'enfants sont encore là. Le multi-site enfin : dix fichiers sur dix ordinateurs ne font pas un registre consolidé. Le guide Caf demande d'ailleurs, en contrôle, une « copie d'écran des paramétrages généraux du logiciel ou copie du tableur servant au calcul des heures » : votre méthode de calcul fait partie de la pièce. Tant que vous pouvez la montrer, le tableur reste recevable.

Soyons clairs sur ce que nous vendons : si le modèle ci-dessus vous suffit, gardez-le. Beaucoup d'accueils tiennent leur registre au papier ou au tableur depuis des années sans que rien ne cloche, et un logiciel n'a aucun intérêt à remplacer une organisation qui fonctionne. Le fichier de cette page est gratuit, sans compte, et il le restera.

Ce que Presencia fait de plus, et rien d'autre : le pointage sur tablette ou téléphone, y compris hors ligne ; la signature du parent au départ de l'enfant, horodatée ; l'effectif présent en temps réel ; le journal de qui a modifié quoi ; et l'export du registre en CSV, Excel ou PDF, qui reste votre pièce. Le détail est sur la page des fonctionnalités et les prix sur la page des tarifs.

Ce qu'il ne fait pas, et qu'il vaut mieux savoir avant d'essayer : il n'y a ni gestion de cantine, ni portail famille, ni quotient familial, ni encaissement, et il ne produit aucune déclaration à une administration. Le périmètre exact est écrit sur ce que Presencia ne fait pas.

Source : Guide ALSH, février 2024 — pièce citée : « copie d'écran des paramétrages généraux du logiciel ou copie du tableur servant au calcul des heures ».

Ce que ce modèle ne fait pas

Six limites, écrites avant que vous ne comptiez sur lui pour quelque chose qu'il ne sait pas faire.

Sources

Toutes consultées le 23 septembre 2026, et citées mot pour mot dans le texte ci-dessus. Les deux guides Caf sont des documents départementaux : ils illustrent une pratique, ils ne fixent pas une règle nationale. Vérifiez ce qui s'applique chez vous auprès de votre Caf.

• Code de l'action sociale et des familles, article R227-9 (Légifrance)
• Code de l'action sociale et des familles, article R227-1 (Légifrance)
• Guide ALSH, février 2024 — Caf du Bas-Rhin (caf.fr)
• Convention d'objectifs et de financement PS ALSH extrascolaire, avril 2020 (caf.fr)
• Organisateurs, ce qu'il faut savoir sur les accueils collectifs de mineurs (jeunes.gouv.fr)
• Déclarations relatives aux accueils collectifs de mineurs (service-public.gouv.fr)
• Les durées de conservation des données (cnil.fr)

Cette page n'est pas un conseil juridique et n'engage aucune administration. Nous éditons un logiciel de gestion périscolaire : c'est dit en toutes lettres, et c'est aussi pour cela que le fichier se télécharge sans rien demander.