Contrôle CAF en ALSH : les pièces à préparer

Sur quoi porte réellement un contrôle CAF ?

La plupart des structures s'y préparent en ouvrant leur logiciel de pointage. C'est la bonne porte, mais c'est la plus petite. Un flyer de contrôle Caf consacré à la prestation de service ALSH périscolaire énumère les attendus sous un intitulé sans ambiguïté [A] : sur les onze points qu'il cite, trois seulement concernent le décompte des heures. Les huit autres portent sur le projet pédagogique et sa conformité au fonctionnement réel de la structure — « date, horaires, tarif » —, sur les déclarations auprès du SDJES, sur le taux d'encadrement, sur la modulation des tarifs, sur les factures remises aux familles, et sur la comptabilité de l'accueil.

La logique de l'exercice tient dans un mot du flyer : conforme. Le contrôleur ne lit pas vos documents séparément, il les confronte. Le projet pédagogique annonce des horaires : ces horaires sont-ils ceux des plages déclarées au SDJES, ceux du paramétrage de votre logiciel, et ceux que portent vos factures ? Un accueil parfaitement pointé, mais dont le projet décrit un fonctionnement d'il y a trois ans, présente un écart sans qu'aucune heure n'ait été mal comptée. C'est la raison pour laquelle la préparation commence par une relecture du projet, et non par un export. Et pendant qu'on y est : la liste du flyer ne doit pas se lire comme un plafond : elle est annoncée comme non exhaustive, et les pièces « peuvent vous être demandées pour les 3 derniers exercices et celui en cours » [A].

Ce que le contrôle peut produire — régularisation, récupération de sommes versées, rappel en votre faveur, sondage étendu par extrapolation, procédure contradictoire — relève de votre convention d'objectifs et de financement. C'est traité en détail dans le guide des heures réalisées et des heures facturées, qui est la page mère de celle-ci, et nous ne le répétons pas ici. Retenez seulement que le contrôle n'est pas à sens unique : la convention prévoit aussi le versement d'un rappel lorsque le décompte a été sous-évalué.

Quelles pièces faut-il pouvoir présenter ?

Quinze pièces, rangées en quatre blocs. Les onze premières sont la liste du flyer, relue ligne à ligne ; les quatre autres viennent d'une fiche technique Caf sur les deux compteurs d'heures, d'un guide d'accompagnement départemental et de la convention type. Chaque ligne porte la lettre de son document : si une pièce vous paraît excessive, le lien mène à la source qui la demande. Un seul de ces quatre blocs sort d'un outil de pointage ; les trois autres vivent chez d'autres personnes, ce qui se prépare en distribuant la liste plutôt qu'en la gardant sur un poste.

Checklist

Les 15 pièces à réunir

Chaque ligne porte la lettre du document qui la demande.

Le projet et sa régularité

Ce que vous avez annoncé, confronté à ce que vous faites.

Le projet pédagogique, à jour du fonctionnement réel [A]Le flyer le veut « conforme au fonctionnement de la structure (date, horaires, tarif) ».
Les déclarations SDJES, cohérentes avec ce que vous ouvrez [A]Une plage ouverte sans être déclarée, ou l'inverse, se voit en rapprochant les deux.
Les éléments qui montrent un taux d'encadrement suffisant [A]Plannings et qualifications : le taux est cité au même rang que le registre.

Les présences et le décompte

D'où sort le nombre d'heures que vous avez déclaré.

Le registre de présence réelle, nominatif [A]Le flyer le veut « avec le nom et prénom de l'enfant », heures comptabilisées à la plage.
Les dossiers d'inscription des enfants [A]La pièce qui relie un nom du registre à une famille, et cette famille à un tarif.
La copie d'écran du paramétrage du logiciel [A]Le flyer réclame le paramétrage de l'outil « servant à la déclaration des heures » : la machine est vérifiée, pas seulement sa sortie.
Les deux compteurs, réalisé et facturé [B]La fiche technique est catégorique : « la Caf ne peut accepter la seule déclaration des heures facturées ».
Le détail par âge, par période et par lieu d'implantation [B]La déclaration distingue les moins de 6 ans, les 6-12 ans et les 12-17 ans, par période et par lieu : votre registre doit se découper ainsi.

Les familles et la tarification

Ce que chaque famille a payé, et pourquoi ce montant-là.

La grille de tarification modulée effectivement appliquée [A]Le midi est inclus, sauf facturation distincte du repas et de l'animation — c'est alors l'animation qui est modulée.
Les factures aux familles ou les états de comptes mensuels [A]La preuve qu'un tarif annoncé est bien celui qui a été demandé.
La référence de quotient familial conservée au dossier [C]Le guide y demande le numéro d'allocataire, la date de consultation de CDAP, les ressources et le tarif appliqué.
Pour un enfant bénéficiaire de l'AEEH, ses deux pièces propres [A]Le complément inclusif demande le justificatif médical AEEH, et un relevé d'heures réelles — et non à la plage.

Les comptes

Le prix de revient, qui est l'autre facteur du calcul.

La convention et l'attestation annuelle des charges supplétives [A]Le flyer la qualifie d'obligatoire pour justifier ces charges : sans elle, elles tombent.
Le compte de résultat et son appareil analytique [A]Grand livre analytique, journal de paie, clés de répartition et factures du périscolaire, cités ensemble.
Rien de tout cela ne doit être fourni sur papier [D]La convention laisse le choix du support — original, photocopie, courriel, fichier — sauf demande expresse.

La liste du flyer Caf est annoncée comme non exhaustive : d'autres pièces peuvent vous être demandées. L'impression passe par la boîte de dialogue de votre navigateur, qui sait aussi « Enregistrer au format PDF ».

Trois des quatre documents cités émanent de Caf départementales : les modalités varient d'un département à l'autre. Cette liste est une base de préparation, pas une règle opposable — la référence qui s'impose à vous reste votre convention et votre conseiller Caf.

Pourquoi faut-il distinguer heures réalisées et heures facturées ?

Au moment de déclarer, la question est de savoir lequel des deux compteurs ouvre droit : cela dépend du type d'accueil et de l'option inscrite dans votre convention, et c'est tout l'objet de notre guide des heures réalisées et des heures facturées. Au moment du contrôle, la question change complètement de nature. Elle ne porte plus sur le chiffre à retenir, mais sur votre capacité à produire les deux séries et à montrer d'où chacune sort. Une fiche technique Caf ferme la porte à l'économie que beaucoup de structures font : « la Caf ne peut accepter la seule déclaration des heures facturées » [B].

Trois conséquences se préparent avant la visite. La déclaration annuelle distingue les moins de 6 ans, les 6-12 ans et les 12-17 ans, pour chaque période d'accueil et chaque lieu d'implantation [B] : votre registre doit pouvoir se découper selon ces trois axes, et pas seulement produire un total. L'option de facturation, elle, se détermine à l'échelle de l'équipement, plusieurs lieux pouvant être déclarés sous un même équipement. Enfin, si la tarification proposée aux familles a changé pendant la durée de la convention, le gestionnaire doit en informer la Caf — un changement de grille non signalé est un écart qui se voit à la première facture ouverte.

Que se passe-t-il en cas d'écart ?

Un écart n'est pas un verdict : c'est une différence entre deux pièces, qu'il faut pouvoir expliquer. La plupart s'expliquent par une règle appliquée de travers, et la même règle appliquée correctement les fait disparaître. Le tableau ci-dessous part donc du constat tel qu'il apparaît au contrôleur, remonte à la règle qui le produit, et indique ce qui se corrige.

Comment lire ce tableau

« Cause fréquente » décrit un mécanisme rendu possible par une règle sourcée, pas une statistique : nous n'avons aucune donnée publique sur la fréquence des redressements, et nous n'en inventons pas. Chaque ligne se lit « voici la règle qui, mal appliquée, produit cet écart-là ».

Écarts constatés lors d'un contrôle CAF, cause fréquente et correction, avec la source de chaque règle
Écart constaté	Cause fréquente	Correction
Les heures déclarées dépassent celles que porte le registre.	Le total a été reconstitué depuis la facturation ou un tableau de synthèse, pas additionné depuis le registre.	Repartir du registre et ne déclarer que ce qu'il porte : c'est lui que le flyer désigne. [A]
Les heures déclarées sont inférieures à ce qui pouvait être retenu.	Les présences ont été comptées au temps passé, alors que le périscolaire se compte à la plage.	Recompter à l'amplitude de la plage — mécanisme détaillé dans le guide du décompte. [A]
La pause méridienne est déclarée amputée d'une demi-heure.	L'abattement de 30 minutes est encore appliqué : il est supprimé depuis le 1er janvier 2023.	Retirer l'abattement du paramétrage, puis recalculer l'exercice avant de déclarer. [A]
Un enfant totalise plus de 9 heures sur une même journée.	Plusieurs plages ont été additionnées sans appliquer le plafond journalier.	Plafonner : le flyer retient l'amplitude réelle, « plafonnée à 9h par jour ». À confirmer auprès de votre Caf. [A]
Un même enfant apparaît en séjour et en journées d'accueil.	Le séjour a été saisi sans retirer les journées correspondantes du décompte.	La fiche l'interdit : un enfant comptabilisé en séjour ne doit pas l'être en journées ALSH. [B]
Seules les heures facturées figurent dans la déclaration.	L'un des deux compteurs n'a jamais été tenu, l'outil n'en produisant qu'un.	Produire les deux : le compteur retenu dépend de votre option, mais les deux se déclarent. [B]
Le tarif facturé ne correspond pas au quotient familial du dossier.	Le dossier n'a pas été mis à jour en début d'année civile, ou la référence de janvier manque.	Reporter au dossier les quatre éléments demandés, pour l'année en cours. [C]
On ne retrouve pas le nombre d'heures à partir des créneaux.	Le paramétrage des plages a bougé en cours d'année sans trace datée.	Sortir le paramétrage en vigueur et l'archiver à chaque modification, avec sa date. [A]
Un enfant bénéficiaire de l'AEEH est compté à la plage.	Le complément inclusif suit une autre règle que le reste de l'accueil.	Tenir pour cet enfant un relevé d'heures réelles, distinct du décompte à la plage, et joindre le justificatif. [A]

Deux réflexes valent mieux qu'un tableau. D'abord, avant de corriger un exercice, corrigez le paramétrage qui l'a produit : sinon l'écart reviendra à l'identique l'année suivante. Ensuite, un écart peut jouer en votre faveur — un accueil qui a compté ses présences au temps passé plutôt qu'à la plage a déclaré moins que ce à quoi il pouvait prétendre. Les suites possibles d'un contrôle, y compris le versement d'un rappel, sont détaillées sur le guide du décompte.

Comment sortir ces pièces en une fois ?

Commençons par la moitié de la checklist qu'aucun logiciel de pointage ne produira à votre place. Presencia ne produit aucune déclaration administrative : ni export au format CAF, ni transmission à une administration. Il ne gère ni quotient familial, ni tarification modulée, ni facturation par tarif, ni portail famille. La grille tarifaire, les factures aux familles, la référence CDAP au dossier, le compte de résultat et son appareil analytique, le justificatif AEEH : rien de tout cela ne sort d'ici. Il enregistre par ailleurs une présence par créneau, sans heure d'arrivée ni heure de départ — il ne produira donc pas non plus le relevé d'heures réelles que demande le complément inclusif pour un enfant bénéficiaire de l'AEEH.

Ce qu'il fait, en revanche, couvre le bloc des présences. Depuis le centre de téléchargement, quatre pièces se préparent sur la période de votre choix : l'état de fréquentation (le total d'heures par école et par enfant), le registre des présences signées (qui a récupéré chaque enfant, quel jour, à quelle heure de signature), le rapport journalier(le détail jour par jour, enfant par enfant) et le paramétrage des créneaux — vos plages d'accueil et leur durée, école par école, qui est précisément la pièce réclamée sur l'outil de calcul. S'y ajoutent l'attestation de présence pour une famille, l'export des présences seules et l'archive complète de la structure ; le périmètre exact du produit est écrit sur la page fonctionnalités.

Deux points de méthode, plus utiles qu'une liste de boutons. Chaque fichier produit s'ouvre sur un en-tête qui déclare son périmètre exact : période couverte en toutes lettres et nombre de jours bornes incluses, écoles retenues, catégories, créneaux présents, et une ligne « Filtres » écrite même lorsqu'il n'y en a aucun. Un export remis à un contrôleur sans mention de ce qu'il couvre a l'air de prouver quelque chose sans rien prouver ; c'est cette ligne qui fait la différence. Côté formats : le PDF et l'export tableur (CSV ou Excel) sont disponibles sur toutes les formules, et les analyses avancées — assiduité, démographie, créneaux et heures, comparaison entre écoles, part des pointages signés — à partir de la formule Pro.

Le bloc des présences, prêt à sortir le jour dit

État de fréquentation, registre des présences signées, rapport journalier et paramétrage des créneaux — chacun avec son périmètre écrit en tête.

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Questions fréquentes

Comment se préparer à un contrôle CAF en ALSH ?

En réunissant à l'avance les pièces qu'un flyer de contrôle Caf énumère, et en vérifiant qu'elles se recoupent. Quatre blocs : le projet et sa régularité (projet pédagogique conforme au fonctionnement réel, déclarations SDJES, taux d'encadrement), les présences (registre nominatif, dossiers d'inscription, paramétrage du logiciel), les familles (tarification modulée, factures, quotient familial) et les comptes. Le flyer précise que la liste n'est pas exhaustive et que ces pièces peuvent être demandées pour les trois derniers exercices et celui en cours.

La CAF demande-t-elle le paramétrage du logiciel de pointage ?

Oui. Un flyer de contrôle Caf cite parmi les attendus « la copie d'écran des paramétrages du logiciel servant à la déclaration des heures ». Ce n'est pas votre donnée qui est vérifiée mais la machine qui la produit : le contrôleur veut refaire le calcul à partir de vos plages et de leur durée. Il faut donc montrer le paramétrage tel qu'il était pendant la période contrôlée : si vous modifiez un créneau, archivez l'état antérieur avec sa date.

Peut-on déclarer à la CAF uniquement les heures facturées ?

Non. Une fiche technique Caf l'écrit sans détour : « la Caf ne peut accepter la seule déclaration des heures facturées ». Les deux compteurs se déclarent, même lorsque l'option de votre convention n'en retient qu'un pour calculer la subvention : les heures réalisées servent aussi à établir le prix de revient horaire, l'autre facteur du calcul. La même fiche distingue les moins de 6 ans, les 6-12 ans et les 12-17 ans, par période et par lieu.

Que faut-il pouvoir présenter pour un enfant bénéficiaire de l'AEEH ?

Deux pièces, listées sous l'intitulé « complément inclusif » d'un flyer de contrôle Caf : le justificatif médical de l'AEEH au dossier de la famille, et le registre des heures de présence réelle de cet enfant — explicitement « et non à la plage ». L'exception inverse la règle du reste de l'accueil périscolaire, et un relevé d'heures réelles ne se reconstitue pas après coup : anticipez-la.

Quelles traces faut-il garder de la tarification modulée ?

Un guide d'accompagnement Caf demande que le dossier de la famille porte, dès l'inscription, le numéro d'allocataire, la date de consultation du service CDAP, le montant des ressources et le tarif appliqué, et précise que ces informations doivent pouvoir être fournies en cas de contrôle. Elles valent pour l'année civile en cours et se mettent à jour chaque début d'année.

Presencia produit-il la déclaration de données à la CAF ?

Non, et c'est une limite publiée. Presencia ne produit aucune déclaration administrative, n'exporte à aucun format CAF et ne transmet rien à une administration : il enregistre les présences par créneau et les restitue en états et en exports PDF, CSV ou Excel. Il ne gère ni quotient familial, ni tarification modulée, ni facturation par tarif. La déclaration, et la responsabilité des chiffres, restent celles du gestionnaire.

Sources

Quatre documents publiés sur caf.fr, ouverts et relus le 23 septembre 2026. Ceux signalés comme départementaux n'ont pas valeur de règle nationale : ils décrivent la pratique d'une Caf, et sont cités à ce titre.

[A] La prestation de service ALSH périscolaire — flyer de contrôle — caf.fr, page de garde datée septembre 2023 · document départemental
[B] Heures réalisées / heures facturées — fiche technique ALSH extrascolaire — Caf des Côtes-d'Armor, février 2020 · document départemental
[C] Guide d'accompagnement des prestations de service « Accueils de loisirs » — Caf de la Haute-Loire, mise à jour août 2024 · document départemental
[D] Convention d'objectifs et de financement — PS ALSH extrascolaire — document type, avril 2020

Cette page met en forme des documents publics à titre d'information. Elle ne se substitue ni à votre convention d'objectifs et de financement, ni à l'analyse de votre Caf.

Contrôle CAF en ALSH : ce qui est vérifié et ce qu'il faut pouvoir sortir